Digitalização do escritório de advocacia: necessidade ou modismo ?
Em outro post (clique aqui) falamos sobre a virtualização do escritório de advocacia. Hoje iremos falar sobre a digitalização do escritório. Espera um pouco, não são as mesmas coisas? Não são, explicamos.
A digitalização do escritório vai além da virtualização. Enquanto esta é uma complementação ao escritório físico, que serve como suporte, a digitalização é a inserção total do escritório em ambiente digital.
Escritório digital
No escritório digital todas as informações e processos internos do escritório são digitalizados para a prestação do serviço pela internet. É evidente que isso não impede que o escritório atenda de forma presencial[1]. Mas são digitalizadas todas as informações e o fluxo de trabalho do escritório; não mantendo apenas uma presença on line através de um site.
No escritório digital, digitaliza-se todas as informações, tais como fluxo de tarefas, dados sobre produtividade dos membros do escritório, dos colaboradores, dados sobre taxa de procedência das ações, possibilitando fazer relatórios sobre quais temas são mais rentáveis, dados financeiros, dados dos clientes, registros dos atendimentos, petições, e todos os documentos que fazem parte da rotina de trabalho de um escritório de advocacia.
Não existe um consenso sobre os principais pontos de um escritório digital, mas podemos destacar alguns:
- marketing exclusivamente digital
- atendimento apenas em canais online (e-mail e redes sociais).
- a negociação e fechamento de contratos online
- arquivo de documentos online, em uma plataforma de Advocacia digital.
- trabalho da equipe remoto (home office).
- controle de pessoal focado em pontuação por tarefas
- gestão de parcerias online e compartilhamento de processos
- gestão de conhecimento digitalizado (fonte da lista: AdvBox)
Com todas as informações do escritório digitalizadas, é possível acessá-las de qualquer lugar do mundo, basta ter um acesso à rede mundial de computadores. Isso é uma grande vantagem, especialmente para as equipes e profissionais que viajam muito.
A digitalização de todas as informações do escritório traz um ganho enorme de produtividade, pois permite que a equipe sempre tenha acesso aos documentos e informações dos clientes e dos processos, sem a necessidade de estar portando fisicamente o documento.
Assim, quer do fórum, através de um celular, quer durante viagens de trabalho, o advogado e seus colaboradores terão sempre acesso às informações necessárias para a realização do trabalho com segurança, sem precisar estar transportando fisicamente pilhas de documentos.
Para uma digitalização eficiente, é de suma importância a gestão dessa informação, pois informação por si mesma não tem muito valor. É passada a época de anotações processuais de forma física na pasta do cliente. Hoje, pela complexidade das relações jurídicas e pela velocidade dos meios eletrônicos, necessária que a informação esteja, além de acessível, organizada, podendo ser resgatada de forma estruturada (em forma de relatórios, gráficos etc.) pelos profissionais.
Tanto na virtualização parcial do escritório quanto na digitalização total das atividades, é possível a oferta de serviços pelo site, conhecido como web service. Essa tendência veio para ficar, trazendo vantagens para o advogado e para o cliente.
O cliente pode ser atendido de forma remota, contratando o serviço, assinando contrato através de certificados digitais, que garantem segurança na transação. O advogado pode fornecer os seus serviços para clientes que fisicamente estejam longe que, de outra forma, talvez não conseguisse atender. Tudo isso reduz custos e aumenta a produtividade.
Faça uma pesquisa na internet e perceba que vários escritórios já se prepararam para ofertar serviços pelos seus sites, com vários profissionais planejando ampliar essa oferta. Assim, quem insistir em manter o formato tradicional de escritório, tenderá a sair do mercado. Não seja um desse e se adapte logo.
[1] Note que não existe uma regra fechada na modelagem desses negócios. Tudo dependerá do público alvo que o escritório quiser alcançar, exemplo: a depender do formato do negócio, precisará manter uma sede física para a reuniões com os clientes ou poderá fazer todos os atendimentos, do inicial aos demais, apenas em ambiente virtual.
Para ler sobre a virtualização do escritório de advocacia, clique aqui.
Exemplo interessante de virtualização de um escritório de advocacia através de blog, clique aqui.